El 2023 fue un año repleto de proyectos, reorganizaciones, puesta en valor del acervo documental, participación en diferentes reuniones, congresos y talleres, intervenciones, digitalizaciones, etc.
En este resumen les comentamos, área por área de nuestro Archivo, cuáles fueron las tareas realizadas durante 2023.
1. ATENCIÓN A USUARIOS
El Archivo atiende diariamente consultas de usuarios internos y externos a la Cancillería. Entre los primeros se encuentran las áreas del Ministerio y sus Representaciones en el exterior que solicitan antecedentes de sus gestiones, normativa antigua, datos sobre creación de embajadas y consulados, inicio de relaciones diplomáticas, etc. Asimismo se asiste a distintas áreas en materia previsional que requieran información de los legajos del personal que ya no está en funciones y que fueran remitidos al Archivo.
Por otro lado, el Archivo atiende usuarios externos que son en su mayoría investigadores/as de las ciencias sociales que consultan el fondo documental del Ministerio. En el período 2022 – 2023 han consultado nuestro patrimonio documental de forma presencial más de 600 investigadores, de los cuales 173 consultaban el Archivo por primera vez.
De acuerdo a nuestras estadísticas, aproximadamente el 66% de ellos fueron de nacionalidad argentina. Los investigadores extranjeros provinieron en su mayoría de Brasil, Estados Unidos, Francia, Italia, Uruguay y Alemania. También acudieron usuarios de España, Chile, Bolivia, Colombia y El Salvador, entre otros.
El 75% de las pertenencias institucionales fueron a universidades extranjeras, nacionales y el Conicet. También realizaron investigaciones en el Archivo becarios del Instituto del Servicio Exterior de la Nación.
Entre los temas más consultados podemos mencionar las relaciones bilaterales con Brasil, China, Francia y la Unión Soviética; asilos, repatriaciones y migraciones; Segunda Guerra Mundial y genealogías familiares.
2. GESTIÓN Y DESCRIPCIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES
La tarea de descripción, es decir la creación de inventarios, permite agilizar las búsquedas de documentación en nuestro vasto acervo, llevar un control de la misma, e informar adecuadamente a quien demande conocimiento sobre el material archivado, reduciendo la manipulación innecesaria del patrimonio documental.
Para que la tarea resulte útil y eficaz, se realiza luego de una correcta identificación, clasificación y ordenación de los documentos.
En muchas ocasiones, las tareas de descripción se realizan simultáneamente con tareas de conservación preventiva e interventiva.
Durante el año 2023, se han clasificado, ordenado e inventariado partes o la totalidad de las secciones documentales que listamos a continuación. El número de cajas indicado corresponde a la totalidad de unidades descriptas pero no al número total de unidades de la sección completa; ya que en muchas ocasiones son trabajos que están en proceso:
- Despacho de Subsecretaría. 89 cajas de metal inventariadas por unidad de conservación (carpeta)
- División Administrativa: 96 cajas de metal inventariadas por unidad de conservación (carpetas)
- División de Personal: 40 cajas de metal inventariadas por unidad de conservación (carpetas)
- Guerra de la Triple Alianza: 12 cajas de metal inventariadas por unidad de conservación (carpetas) – Ficha Isad G por nivel sección.
- Departamento de América Latina: 25 cajas de metal inventariadas por unidad de conservación (carpetas)
- Donación Shavi Alli, Fondo personal Graciela Alicia de la Prida: 1 caja de polipropileno inventariada. Ficha Isad G nivel sección en proceso.
- División Comercial: 116 cajas de metal inventariadas por unidad de conservación (cajas).
- Dirección Nacional del Antártico: 129 cajas de polipropileno inventariadas por unidad de conservación (carpetas)
- Embajada en Suecia: 39 cajas de polipropileno inventariadas por unidad de conservación (carpetas)
- Comisión Investigadora del MREC: 5 cajas de polipropilenos inventariadas por unidad de conservación (carpetas)
- Conferencia de Paz del Chaco: 6 nuevas cajas de metal identificadas e inventariadas por unidad de conservación (carpetas).
- Embajada en Madrid II: 132 cajas de cartón inventariadas por unidad de conservación (tomos encuadernados) y 94 libros diarios de gran formato – Ficha Isad G por nivel sección.
- Fondo Eduardo Guido: 1 caja de polipropileno catalogada por unidad documental (55 unidades documentales descritas)
- Dirección Europa Oriental: 45 cajas de metal intervenidas (cambio de carpetas y ganchos sujetadores y remoción de ganchos metálicos que no solo deterioraban la documentación, sino que también imposibilitaba su consulta) y revisión del inventario.
- División Política: 35 cajas inventariadas por unidad de conservación (carpeta) para poder simplificar el acceso a los objetos digitales. Las cajas contenían 987 carpetas que se describieron de forma analítica. Sobre esta sección se procedió a la costura de 24 cajas, que cada una posee alrededor de 15 carpetas.
- Embajada en Santa Sede: 8 cajas de polipropileno inventariadas por unidad de conservación (carpetas)
- División Asuntos Económicos Consulares: 56 cajas de metal inventariadas por unidad de conservación (carpetas)
- Libros Copiadores: 48 libros copiadores de gran formato fueron acondicionados y descritos, creándose además envoltorios adecuados para evitar nuevos deterioros sobre los mismos.
- Dirección de lo Contencioso Administrativo: 30 cajas de metal inventariadas por unidad de conservación (carpetas)
TOTAL: 913 cajas a las cuales se les aplicaron procesos técnicos archivísticos de identificación, clasificación, ordenación, instalación y descripción.
- En relación con los instrumentos de descripción de alcance más general podemos mencionar que:
- Se ha actualizado la norma internacional de descripción de instituciones que preservan Fondos documentales del Consejo Internacional de Archivos ISDIAH, cuya última versión era del año 2011.
- Se elaboró una Guía de Fondos, cuya misión es orientar a los usuarios, haciendo valoraciones globales sobre el patrimonio documental preservado. La misma consta de 10 campos normalizados para cada una de las agrupaciones documentales: título, fechas extremas, volumen y soporte, nivel de descripción, auxiliares descriptivos disponibles, acceso, reprografías y documentación asociada.
La guía abarca 115 agrupaciones documentales (Fondos, subfondos, secciones, subsecciones, series, colecciones) que se encuentran disponibles a la consulta de la ciudadanía.
Esta Guía actualiza un instrumento similar que había sido elaborado en 2011 y que solo contaba con información sumaria de 59 agrupaciones documentales. Durante el primer trimestre del año se encontrará también a la consulta a través de la página web en un trabajo conjunto entre el sector de Comunicación de este AHMRE y la Dirección General de Tecnologías Informáticas y Comunicaciones (DITIC)
- Se normalizaron 105 inventarios a fin de subirlos a la web para la consulta pública y sin mediaciones. Los mismos poseen campos descriptivos simplificados para que los usuarios puedan tener acceso de forma más sencilla y transparente. Esta tarea se continuará para poder dar acceso por este medio a la totalidad de los inventarios.
- Participación de Grupos de Trabajo Archivístico.
- Participación del Censo Nacional de Archivos que dio por resultado el Mapa de Archivos Argentinos, disponible en:
https://www.argentina.gob.ar/interior/archivo-general-de-la-nacion/mapa-de-archivos-argentinos
- Participación de la Mesa de Archivos de Memoria (MAM), organizada por la Comisión de Relevamiento para la Recuperación de la Memoria Histórica, dependiente de la Dirección de Derechos Humanos de la Cancillería (DIGHU).
Desde mayo de 2022 el AHMRE comenzó a participar del MAM, el cual es un espacio de trabajo y cooperación en materia de archivos con documentación vinculada a derechos humanos de frecuencia bimestral.
En el marco de estas tareas, profesionales del AHMRE participaron del:
- Encuentro de la Agencia de Acceso a la Información Pública, donde este organismo expuso la normativa que regula la protección de datos personales y sensibles y los canales de consulta y reclamos que se posee. Asimismo, se expusieron algunas de las problemáticas concretas vinculadas a la protección de datos personales y sensibles que se presentan en los Archivos alcanzados por estas leyes.
- Taller “El derecho a saber y los archivos: políticas para democratizar el acceso”, organizado por la Agencia de Acceso a la Información pública, el 4 de octubre de 2023, presentando las potenciales obstáculos legales al acceso que podrían presentar las series de la sección Comisión Investigadora del MREC, mencionada en el párrafo anterior.
- Participación en la Reunión de Altas Autoridades sobre Derechos Humanos del Mercosur (RAADDHH) desde 13 de marzo 2023
Las reuniones buscaron principalmente la elaboración de un tesauro de puntos de acceso y de un protocolo para el intercambio normalizado de documentos de archivo que registren graves violaciones a los derechos humanos entre los países del Mercosur.
La primer versión de éstos fueron elaborados en mayo de 2023 y se encuentran disponibles para la consulta en el sitio web de la Comisión de Relevamiento para la Recuperación de la Memoria Histórica:
3. CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
- Intervención sobre Junta de Vigilancia y Disposición Final de la Propiedad Enemiga
En relación al convenio con el United States Holocaust Memorial Museum, se realizaron trabajos de estabilización y acondicionamiento para la digitalización de 30 de 150 cajas totales, de la sección “Junta De Vigilancia y Disposición Final de la Propiedad Enemiga”. Finalizado ese proceso, se realizó la costura de los expedientes para preservar su orden original.
En total se intervinieron 18600 folios, también se realizaron 5 cajas de polipropileno a medida para aquellas cajas que duplicaron su volumen luego de ser intervenidas.
- Negativos fotográficos de la división de límites y fronteras
Se realizó la digitalización de 500 negativos fotográficos. Completando la digitalización de 8500 negativos que componen la serie Negativos Fotográficos producidos durante la demarcación de límites de nuestro país.
A su vez se realizó el soporte de guarda (sistemas confeccionados a medida, de acuerdo a la cantidad de negativos por caja y al tamaño de los mismos) de 50 cajas, resta completar la confección de 400 soportes.
- Negativos fotográficos de la División de prensa
Se llevó a cabo el relevamiento material de los negativos de esta serie. Determinando presencia de negativos en vidrio, poliéster y acetato y se inició el cambio de unidades de conservación.
- Sección Comunicaciones
Frente a la demanda del área de Atención a usuarios, se ideó un proceso de costura para asegurar la correcta consulta de esta sección. Al momento se han intervenido 1400 folios, correspondientes a una caja, de un total de 990 cajas totales.
- Acondicionamiento de las fotografías del Instituto Antártico Argentino
Confección de soportes de guarda para las fotografías pertenecientes a esta sección (sobres individuales y contenedores para cada grupo fotográfico)
- Dirección de Tratados
Durante el tiempo que se realizó la asesoría, se intervino un total de 401 expedientes, afectados por la inundación acontecida en la Dirección de tratados meses antes.
Las tareas llevadas a cabo fueron: aplicación de inter folios de papel, para evitar la migración de acidez entre materiales, la migración de tintas y para generar una barrera entre el soporte de guarda metálico y el volumen documental contenido; remoción de los elementos accesorios con presencia biológica activa (las carpetas afectadas, siguiendo la indicación del Ministro, fueron extraídas). Se buscó lograr la preservación de lacres y cintas; tratamiento con solución hidroalcohólica (al 70%) y colocación en una cámara de deshidratación por, al menos, una semana, para el material infestado.
Se confeccionó un Protocolo de control medioambiental y vigilancia de los expedientes y contenedores primarios (cajas) y sistema de guarda (estanterías móviles).
- Asesoramientos
Asesoramiento en materia de conservación a la Dirección de Personal, personal del ISEN, y la Representación Argentina en Bolivia.
- Tratamiento sobre el albúm fotográfico del Instituto Antártico Argentino
Durante el 2024 se realizó el tratamiento preventivo sobre este álbum que contiene un aproximado de 100 fotografías.
- Adecuación del plan de acción frente a desastres
El área de Conservación-Restauración del Archivo generó un plan de evacuación y acción frente a siniestros. El mismo es actualizado cada seis meses
- Sección Dirección de Límites y Fronteras
Intervención sobre aquellas cajas que han sido solicitadas para la consulta. La variedad material de esta sección requiere un tratamiento específico por la diversidad de elementos materiales que contiene cada caja (fotografías positivadas, libros, libretas, expedientes y negativos de vidrio).
Confección de 600 sobres en papel para fotografías positivadas. 20 sobres para libretas de campo y caja contendora para las mismas. También paquetes aptos conservación para dos libros grandes. A su vez se llevaron a cabo cajas a medida en polipropileno para su adecuada conservación.
4. DIGITALIZACIÓN
Durante el 2023 este sector ha realizado tareas de digitalización, exportación y renombramiento de documentos y pdf y unión de partes a partir de photoshop de las siguientes agrupaciones documentales:
- Memorias del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto
Memorias Inventariadas: 127 (existencias).
Memorias digitalizadas: 82 (editadas); 45 (en proceso).
- Guías diplomáticas y Consulares
1032 imágenes en proceso (Masters en formato TIFF).
- Negativos fotográficos Dirección de Prensa
4273 imágenes (Masters en formato TIFF).
- Trabajo de digitalización a pedido de la Comisión Administradora del Río de la Plata sobre Tratado del Río de la Plata.
295 imágenes (en formato TIFF).
- Archivo de Simancas. Colección de Copias Manuscritas
1937 imagenes
- Muestra de Cuba:
94 imágenes de las agrupaciones documentales Tratados y Conferencias, División de América Latina , OEA/ONU, Varios a Clasificar II
- Convenio con México:
2605 imágenes de las agrupaciones documentales Fondo E y América Latina
- Comisión investigadora del MRECIC
5 cajas con 2005 imágenes de la Comisión de Investigaciones del MREC (Mayor Goñi)
5. COMUNICACIÓN Y RELACIONES INSTITUCIONALES
- Página web
Durante el 2023 se realizó una renovación:
- Actualización del instrumento descriptivo ISDIAH (norma del Consejo Internacional de Archivos que permite conocer la institución que custodia un fondo de Archivo)
- Apertura del espacio virtual Artículos académicos externos para que los investigadores puedan publicar trabajos que hicieron con documentos del Archivo del Ministerio.
- Actualización de la solapa de atención a usuarios con material completo y actualizado
- Incorporación de las Memorias digitalizadas para la consulta web.
- Posibilidad de consultar los inventarios de nuestro acervo documental directamente desde la web
- Acceso a una nómina de representantes (cancilleres/presidentes desde 1861 hasta la actualidad)
- Publicación mensual en el apartado documentos destacados, que consta en elegir uno o más documentos o una serie o sección y contextualizarla a fin de difundir y poner en valor el acervo documental.
- Actualización periódica del apartado Noticias
- Newsletter
Durante todo el 2023 publicamos mensualmente un newsletter con noticias sobre actividades del Archivo Histórico, enviamos enlace al documento destacado (un texto en donde nos explayamos sobre un documento o algún hecho histórico vinculado a material obrante en nuestro archivo), novedades archivísticas de interés para las/los usuarias/os (nuevos inventarios disponibles, material puesto a la consulta luego del proceso de conservación, etc), participación en congresos, talleres, etc.
- Redes
Contamos con Facebook, Instagram y X. Durante 2023 realizamos diversas acciones de difusión:
- Elaboración de material institucional en diversos formatos (gráfico y audiovisual) sobre temáticas de interés para los/las usuarios/as: proceso de digitalización; qué es una ISAD G; qué son las Memorias del ministerio y su utilidad para las búsquedas en el Archivo; etc.
- Mapa / documentos destacado/ fotografía del mes
- Publicaciones conjuntas o compartidas con otras áreas del Ministerio
- Divulgación de contenidos que forman parte del acervo documental.
- Visitas guiadas
Durante 2023 se realizaron 7 visitas guiadas a archivos de la memoria, escuela de san juan, becarios del ISEN, y estudiantes y docentes de bibliotecología de universidades e institutos de formación docente.
- Convenios
- Convenio firmado con la Universidad del Museo Social Argentino (UMSA) para que los estudiantes de la Lic. en Conservación y restauración de bienes culturales realicen prácticas profesionales en nuestro Archivo
- Trabajo conjunto con el Instituto del Servicio Exterior de la Nación para que sus becarios, futuros diplomáticos, puedan acceder a su acervo y utilizarlos en sus trabajos académicos.
- Jornadas, reuniones y otras actividades
-Jornada conmemorativa del 50° aniversario del restablecimiento de las relaciones bilaterales entre Argentina y Cuba en el Palacio San Martín organizada por el Archivo Histórico de la Cancillería, la Embajada de Cuba en Argentina y el Instituto de Estudios Históricos, Económicos, Sociales e Internacionales de CONICET.
https://cancilleria.gob.ar/es/institucional/patrimonio/archivo-historico...
- Nota para el programa de tv "A la mesa contentos", donde tuvimos la oportunidad de recorrer todas las áreas del Archivo, mostrar el edificio, el personal y contar qué hacemos en cada una de las áreas.
-Participación en la XXV reunión de la Red de Archivos Diplomáticos Americanos
https://archivosiberoamericanos.org/xxv-reunion-de-representantes-ante-r...
-Participación en la IX Jornadas del Exilio Iberoamericano
https://www.clacso.org/actividad/ix-jornadas-del-exilio-iberoamericano-5...
- Participación en el primer Congreso Internacional de Historia Pública y Divulgación Problemas, actores y escenarios de la historia divulgada de la Universidad Nacional de Quilmes
-Participación en las VIII Jornadas Preservarte sobre conservación, estrategias, prácticas y experiencias en Archivos.
