La descripción archivística es un proceso técnico fundamental en el tratamiento de la documentación de archivo, que tiene como objetivo el acceso a la documentación y, por lo tanto, a la información pública a través de auxiliares descriptivos (inventarios, guías, cuadros, etc.) que siguen los parámetros consensuados por la disciplina de la Archivística . Estos instrumentos posibilitan la comprensión del contenido de los documentos, su procedencia, el contexto de producción, las funciones de las que son reflejo, sus características, sus fechas y volumen.
Esta acción se realiza después de haber llevado a cabo ciertos pasos previos: algunos de orden intelectual (identificación – clasificación), mientras que otros refieren a operaciones físicas (ordenación – instalación).
La descripción archivística permite agilizar las búsquedas de documentación, llevar un control de la misma, e informar adecuadamente a quien demande conocimiento sobre el material archivado, reduciendo la manipulación innecesaria del mismo.
Dentro de este sector elaboramos auxiliares descriptivos, de carácter general y particular, que posibilitan a los usuarios el conocimiento de los Fondos documentales que preservamos; entre los que podemos mencionar:
- El Cuadro de Clasificación https://www.cancilleria.gob.ar/es/institucional/patrimonio/archivo-historico-de-cancilleria/atencion-usuarios/cuadro-de-clasificacion
- La Guía de Fondos https://www.cancilleria.gob.ar/es/institucional/patrimonio/archivo-historico-de-cancilleria/atencion-usuarios/guia-de-fondo
- Los inventarios https://www.cancilleria.gob.ar/es/institucional/patrimonio/archivo-historico-de-cancilleria/atencion-usuarios/inventarios
- Las descripciones bajo las normas internacionales ISAD G
